El pasado 27 de Abril se celebró el día de la secretaria. El trabajo de secretaria es uno de los menos valorados en relación a su utilidad para nuestra economía; tal vez sea por ese techo que lleva implícita la profesión, de estar siempre a las “órdenes de alguien”; o tal vez esa infravaloración sea consecuencia de que bastantes personas que la ejercen no lo hacen con una verdadera vocación, sino “para mientras” (para mientras me caso, o para mientras estudio), o simplemente “porque de algo hay que trabajar”, lo cual es, a su vez, consecuencia de la propia infravaloración, de modo que ésta termina siendo causa y consecuencia de sí misma.
Y no es que haya nada de malo en el ejercicio de esta profesión en forma temporal o provisional, pero indudablemente, esa intención de provisionalidad provoca no mucho interés en la superación, y suele implicar una escasa preparación, o, al menos, sensiblemente inferior a la que adquiere aquella persona que toma su trabajo con vocación y verdadero profesionalismo, independientemente del status social de dicho trabajo, y, por supuesto, sensiblemente inferior a lo que requiere un mercado laboral que inevitablemente se involucra en la globalización.
Esta diferencia entre la preparación de unas secretarias y de otras se hace patente en su retribución: mientras que algunas perciben sueldos superiores a los de bastantes profesionales universitarios, y tienen trabajo asegurado, otras se conformarían con el mínimo “si les saliese trabajo”. ¿Por qué? Pues porque mientras unas serían capaces de dirigir la empresa en ausencia del jefe, otras no conocen las más elementales reglas de ortografía. Y es que la valía de una secretaria va muchísimo más allá de la preparación que haya podido recibir en un bachillerato con opción “secretariado”, o del aprendizaje de algún paquete básico de computación.
No basta con saber manejar el teclado, contómetro, fotocopiadora y fax, y algunos programas básicos de computación. Aun cuando no se requieran estudios universitarios, el secretariado debe asumirse como una profesión; no simplemente como un trabajo. La verdadera valía de una secretaria se concreta en una serie de características que tienen que ver más con la vocación, la actitud profesional y las cualidades humanas, que con el manejo de unas herramientas inherentes a su trabajo; siempre necesarias, pero nunca suficientes. Algunas de esas características se exponen a continuación, y evidencian que ésta es una profesión que requiere vocación.
- La imagen. No se trata de ser bonita, sino del conjunto de higiene, pulcritud, vestuario, etc.
- Los modales. La educación, la sonrisa, la paciencia, la dulzura en la voz y el trato.
- El trato cordial con el público. En gran medida depende de la propia vocación.
- Ser dispuesta y servicial. Dentro de lo razonable, su función es la de servir de apoyo al jefe en todo lo que esté en su mano. Dentro de ello, cualquier cosa puede ser atribución suya.
- Tener un amplio campo de conciencia. Ser capaz de estar pendiente de varias cosas a la vez.
- Ser organizada y tener criterio para establecer prioridades. De lo contrario, el jefe nunca podrá dejarla sola, y únicamente podrá trabajar bajo instrucciones precisas.
- Tener iniciativa racional. Qué gratificante es para un jefe enterarse de que surgió un inconveniente en su ausencia, y la secretaria se las ingenió para solventarlo adecuadamente.
- Responsabilidad. Conciencia del serio compromiso que supone el trabajo.
- Ser cumplidora de las atribuciones habituales y no habituales.
- Puntualidad. La “hora salvadoreña” es un invento de mucho informal que hay por ahí.
- Ser polivalente, desempeñar con solvencia diferentes funciones. La especialización en una determinada actividad, con escaso conocimiento de otras, no interesa ni a las grandes, ni a las empresas pequeñas.
- Ser receptiva y humilde. Por mucho oficio que se tenga, siempre se puede aprender algo de cualquiera y en cualquier parte. La prepotencia limita la superación personal.
- Tener personalidad. Saber manejar situaciones machistas. El trabajo de la secretaria debe resaltar por sí sólo. Otro tipo de intenciones por parte del jefe, o de la propia secretaria, está fuera de todo lugar.
- Dominio de los instrumentos cotidianos de la secretaria, y de paquetes básicos de computación.
- Buena ortografía y redacción. Es parte fundamental de la presentación de cualquier documento escrito.
- Atención al actuar. Concentración en hacer correctamente la tarea asignada en todos sus detalles.
- Atención al revisar. Ser capaz de detectar y corregir cualquier error cometido antes de entregar el trabajo.
